PROJET DE REGLEMENT INTERIEUR

DE LA FONDATION DES EMIGRES SENEGALAIS

PREAMBULE

Le présent règlement intérieur pose des règles précises conformes à la lettre et à l’esprit des statuts de la Fondation. Il s’applique à tous les membres de la Fondation, sans exception, et prévoit des sanctions contre les contrevenants.

La Fondation des Emigrés Sénégalais est apolitique, neutre et laïque. Elle n’est pas une association de personnes ni une fédération d’associations d’émigrés ; elle résulte de la décision des fondateurs d’affecter des biens et ressources à une œuvre bien spécifiée dans les statuts, en l’occurrence, l’amélioration des conditions de vie des émigrés et de leurs familles.

La Fondation fait preuve de rigueur et de professionnalisme et engage ses organes à tout mettre en œuvre pour l’atteinte de ses objectifs au bénéfice des émigrés et de leurs familles. A ce titre, elle adopte un plan d’actions ou cadre logique d’intervention.

TITRE I : ADHESION

Article 1 : Toute adhésion nouvelle à la Fondation est subordonnée aux conditions suivantes :

-          formuler une demande acceptée par le Conseil de Fondation ;

-          s’engager par écrit à poursuivre les objectifs de la Fondation tels que précisés dans les statuts, à respecter les dispositions du présent règlement intérieur et à observer les règles de conduite prévues dans le code éthique ;

-          verser la part personnelle pour de la dotation initiale.

Article 2 : La part personnelle pour la dotation initiale est fixée à 100 000 F CFA.

Article 3 : Les fondateurs peuvent être de nationalité sénégalaise ou non. Ils peuvent être des personnes physiques ou morales, publiques ou privées.

TITRE II : CONVOCATION DES ORGANES D’ADMINISTRATION ET DEROULEMENT DES REUNIONS

Article 4 : La réunion du Conseil de Fondation  se tient au siège de la fondation, sauf motif jugé valable par les 3/5 des membres de cette instance.

Article 5 : L’Assemblée Générale Constitutive est présidée par le plus âgé des membres présents. Le secrétariat est assuré par le plus jeune des membres sachant lire et écrire. L’un et l’autre pourront décliner l’offre s’ils ne se sentent pas en mesure de l’assumer. Dans ce cas, le président du comité de pilotage et le secrétaire exécutif  seront désignés pour remplir ces missions. L’un des points à l’ordre du jour de cette première assemblée est l’élection des membres du Conseil de Fondation.

Article 6 : Le Conseil de Fondation

Le conseil de Fondation se réunit au moins une fois tous les quatre mois sur convocation de son président. Toutefois, lorsque les circonstances l’exigent, une réunion extraordinaire peut être convoquée à l’initiative du président ou du tiers des membres du Conseil de Fondation. L’ordre du jour est fixé par le président du conseil ou, le cas échéant, par les membres ayant pris l’initiative de la réunion.

Article 7 : L’ordre du jour est transmis aux membres quinze (15) jours, au moins, avant la date de la réunion fixée. Un membre du comité de gestion assure le secrétariat des réunions du Conseil de Fondation.

Article 8 : Le Conseil de Fondation ne délibère valablement que si, outre le président, au moins la moitié des membres est présente ou représentée. Dans le cas où le quorum ne serait pas atteint, une seconde réunion est convoquée dans les quinze (15) jours suivants. A cette seconde réunion, le conseil peut valablement délibérer quel que soit le nombre de membres présents. Toutefois, le conseil ne pourra délibérer que sur les questions prévues au premier ordre du jour.

Article 9 : Les personnes habilitées à convoquer une réunion du conseil peuvent, en fonction de l’ordre du jour, proposer l’invitation de toute personne dont la participation est jugée nécessaire pour éclairer les décisions. La personne invitée prend part à la réunion du conseil, mais sans droit au vote.

Article 10 : Les convocations sont écrites et acheminées auprès de chacun des membres au moins quinze (15) jours avant la réunion. En cas d’urgence, ce délai est réduit à dix (10) jours.

Article 11 : La convocation comporte obligatoirement l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu de la réunion. Elle peut mentionner toute autre information utile : personnes-ressources invitées, prise en charge des participants, etc.

Article 12 : Le membre empêché doit, après deux absences successives, présenter des explications par écrit au président du conseil. Il peut, lors des réunions délibératives, donner procuration signée à un autre membre titulaire ou fondateur pour voter en son nom. Une copie de cette procuration doit être impérativement envoyée au président du Conseil de Fondation au moins huit (8) jours avant la date de la réunion.

Article 13 : Les réunions des membres du Conseil de Fondation donnent lieux à des indemnités de session et de remboursement des frais engagés par les membres dans les missions qui leur sont officiellement confiées. Le montant des indemnités est inscrit au budget approuvé par l’Assemblée du Conseil de Fondation. Ce montant est plafonné à …F.

Article 14 : Les réunions du conseil sont présidées par le Président du Conseil de Fondation.  A ce titre, il exerce la police de la réunion et peut, sans en abuser, exclure toute personne dont l’indiscipline perturbe manifestement le déroulement de la réunion. En cas d’empêchement du président, cette fonction est assurée par le vice-président.

Article 15 : En l’absence de consensus, les décisions sont prises à la majorité des voix.

Article 16 : Chaque membre présent dispose d’une voix ; en cas d’égalité des voix, celle du président est prépondérante.

Article 17 : Le vote est public, sauf si les 3/5 des membres de l’instance en décident autrement. Le cas échéant, il est secret.

Article 18 : Les membres de la Fondation peuvent requérir, lors de leurs différentes réunions, au-delà des membres cooptés, la présence de toute personne-ressource dont le concours peut aider au traitement des questions inscrites à l’ordre du jour.

Article 19 : Toutes les réunions sont sanctionnées par un procès verbal dressé sous la responsabilité de l’administrateur exécutif. Le procès verbal est dûment archivé quoique laissé à la consultation du public. Une copie est apposée au tableau d’affichage dans les cinq jours de la réunion et y demeure aussi longtemps que l’information qu’elle livre reste actuelle et utile.

TITRE III : ATTRIBUTIONS ET POUVOIRS DES ORGANES D’ADMINISTRATION

Article 20 : Les organes d’administration sont le Conseil de Fondation et le comité de gestion dirigés chacun par un président.

Article 21 : Le Conseil de Fondation

Le conseil de Fondation est  l’organe suprême de la Fondation.

A ce titre, il :

-          définit les grandes orientations de la Fondation ;

-          détermine les objectifs à poursuivre et veille à l’exécution des actions prévues à cet effet ;

-          approuve le budget annuel ;

-          entend et se prononce sur le bilan financier et administratif de la Fondation ;

-          veille au respect du présent règlement intérieur ;

-          contrôle la gestion du patrimoine de la structure ;

-          veille à la bonne exécution des actions planifiées selon le cadre logique d’intervention ;

-          adopte et veille à la bonne application du Manuel de Procédures Administratives et Comptable ;

-          définit les différentes études à réaliser ;

-          approuve le Manuel de Procédures Administratives et Comptables.

Article 22 : Dans l’exercice de ses missions, le Président du Conseil de Fondation est assisté par le vice-président.

Article 23 : Le président du Conseil de Fondation, responsable moral de l’organisation :

-          préside les réunions du Conseil de Fondation ;

-          représente la fondation en justice et auprès des partenaires ;

-          donne un avis préalable sur les actes engageant des dépenses importantes, notamment les contrats relatifs au recrutement et à la rémunération du personnel, ainsi que ceux ayant trait aux travaux, fournitures et prestations de service. 

Article 24 : Le Comité de Gestion

Le comité de gestion, sous l’autorité de l’administrateur exécutif :

-          gère le Secrétariat Général de la Fondation ;

-          administre et gère le patrimoine de la Fondation ;

-          exécute le budget en dépenses et en recettes et tient les documents comptables ;

-          assure la gestion du site web de la Fondation ;

-          prépare le Manuel de Procédures Administratives et Comptables qu’il soumet au Conseil de Fondation ;

-          fixe les termes de référence des différentes commissions ;

-          dresse les procès verbaux des réunions et assure le classement et la conservation de tous les documents de la Fondation ;

-          définit et applique les conditions précises de mise en œuvre des décisions et consignes du Conseil de Fondation ;

-          recrute et gère le personnel de la Fondation.

Article 24 : L’administrateur exécutif :

-          dirige le comité de gestion ;

-          répartit les taches entre les membres du comité de gestion ;

-          présente un rapport d’activités au Conseil de Fondation ;

-          rend compte régulièrement au président du Conseil de Fondation de l’état d’avancement des missions du comité de gestion et notamment des difficultés rencontrées.

TITRE IV : ACTIVITES

Article 25 : Les activités de la Fondation sont celles qui concourent strictement à la réalisation de ses missions fixées par les statuts.

Article 26 : Le comité de gestion propose chaque année un programme d’activité discuté et adopté par le Conseil de Fondation.

Article 27 : Les principales activités de la fondation sont :

-          l’information des sénégalais et en particulier des candidats à l’émigration sur les conditions de sortie du territoire national et d’entrée en territoire étranger et de manière générale sur leurs droits et devoirs ;

-          la réalisation d’infrastructures de base au bénéfice des familles d’émigrés restées dans le pays d’origine ;

-          les campagnes d’aide aux émigrés en situation difficile ;

-          l’assistance juridique et sociale aux émigrés, aux candidats à l’émigration et aux familles des émigrés restés au pays ;

-          l’aide, le conseil et l’orientation des émigrés de retour au pays ;

-          la sensibilisation des émigrés et des candidats à l’émigration sur les risques et tentations de l’émigration (drogue, prostitution, délinquance, etc.) ;

-          la sensibilisation contre l’émigration clandestine à risque ;

-          le plaidoyer auprès des décideurs pour une meilleure prise en compte des droits et des besoins des émigrés, notamment par la signature d’accords avec certains pays d’immigration et organismes internationaux ;

-          la publication de rapports d’études sur tous les aspects de l’émigration-immigration comme base de la prise de décision ;

-          la vulgarisation des expériences significatives et illustratives tant positives que négatives en matière d’émigration-immigration pour en tirer les leçons utiles, etc.

TITRE V : SAISINE

Article 28 : La Fondation peut être saisie soit directement en se rendant à son siège, soit par écrit. Des audiences peuvent être sollicitées par téléphone ou courrier électronique.

Article 29 : La Fondation des émigrés sénégalais peut être saisie :

-          par tout sénégalais, émigré ou non ;

-          par tout membre de la famille d’un émigré sénégalais, qu’il soit sénégalais ou non ;

-          par l’Etat du Sénégal et ses démembrements et services ;

-          par toute organisation similaire ou poursuivant entièrement ou partiellement les mêmes objectifs qu’elle ;

-          par toute institution sous-régionale ou internationale présentant un objet qui entre dans ces compétences.

Article 30 : La Fondation est tenue d’examiner avec le maximum de diligence possible, toutes les demandes qui lui sont adressées, si celles-ci sont recevables en la forme. Le cas échéant, elle doit leur accorder une suite conforme à ses missions et attributions consignées dans les statuts.

TITRE VI : RESSOURCES

Article 31 : Les ressources financières que la Fondation peut acquérir sont celles prévues dans les statuts.

Article 32 : Le budget de la Fondation est voté et exécuté en équilibre recettes/dépenses.

Article 33 : La Fondation met en place un plan d’actions pour l’acquisition de ressources supplémentaires.

Article 34 : Le recrutement du personnel s’effectue suivant l’application de critères précis et objectifs. Aucune complaisance n’est admise à cet effet.

Article 35 : La gestion du personnel ainsi que des ressources financières s’insère dans le cadre strict tracé par le Manuel des Procédures Administratives et Comptables.

TITRE VII : CONTROLE

Article 36 : Tout fondateur dispose d’un droit permanent de contrôle et peut à tout moment consulter les comptes et autres documents de la Fondation.

Article 37 : La cellule de contrôle interne est composée de deux membres choisis par le Conseil de Fondation en raison de leur expertise et en dehors du conseil de fondation.

Article 38 : Les contrôleurs internes sont nommés par le conseil de Fondation pour une durée de quatre (4) ans renouvelable une fois ; leur rémunération ainsi que le mode de fonctionnement de la cellule sont  précisés dans le manuel de procédures.

Article 39 : Dans l’exercice de ses fonctions, la cellule de contrôle interne a accès à tous les documents et toutes les informations qu’elle juge nécessaire au bon accomplissement de sa mission.

Article 40 : La cellule établit un rapport annuel appréciant le respect des règles de gestion, les forces et les faiblesses de la gestion en cours et formulant des recommandations opérationnelles pour un meilleur fonctionnement de la structure. Il peut, à tout moment faire au président du Conseil de Fondation, des observations sur la gestion courante de la structure.

Article 41 : Le conseil de Fondation désigne, à la création de la Fondation, un Commissaire aux Compte titulaire et un Commissaire aux comptes suppléant choisis parmi les membres de l’ordre des experts et évaluateurs agréés du Sénégal et inscrits au tableau de l’ordre dans la section des commissaires aux comptes, dans le strict respect des incompatibilités et interdictions prévues à l’article 38 de la loi 95-11 du 07 avril 1995.

Article 42 : Le commissaire aux comptes est chargé de vérifier la sincérité et la régularité des comptes de la Fondation et la conformité des actes de la Fondation avec ses objectifs et la réglementation en vigueur. Il peut se faire communiquer tous les documents ou informations qu’il estime nécessaires à l’exercice de sa mission.

Article 43 : Le commissaire aux comptes présente au président du Conseil de Fondation un rapport mensuel. Il peut, à tout moment faire au président du Conseil de Fondation, des observations sur la gestion financière courante de la structure.

TITRE VIII : DEFAILLANCES – SANCTIONS

Article 44 : Tout membre de la Fondation qui manque à trois réunions successives, peut être inviter à présenter des explications au président du Conseil de Fondation.

Article 45 : Tout membre, quel que soit son niveau de responsabilité, qui, suivant des faits avérés, utilise la Fondation ou ses organes à des fins de propagande personnelle ou partisane est exclu de la Fondation par le Conseil de Fondation.

Article 46 : Les discussions à base confessionnelle ou partisane sont strictement interdites lors des réunions officielles des instances de la Fondation. Leurs auteurs peuvent être sanctionnées par un conseil de discipline ad hoc dont les membres sont désignés par le Conseil de Fondation.

Article 47 : Toute autre disposition relative à la marche de la Fondation et à la discipline non prévue par les statuts et le règlement intérieur sera précisée par le Conseil de Fondation par voie de résolution et appliquée par le Conseil de Fondation et le Secrétariat Général.

Article 48 : Les différends naissant au sein de la Fondation ou à l’occasion de la poursuite de ses missions sont réglés à l’amiable, par la médiation ou l’arbitrage. Faute d’accord amiable, le différend est porté devant les cours et tribunaux sénégalais.

Articles 49 : Les vols, malversations, corruptions, concussions et détournements de fonds établis par le contrôle des commissaires aux comptes ou des auditeurs externes sont immédiatement portés devant les cours et tribunaux sénégalais.